Automatische Rechnungsläufe übernehmen wiederkehrende Fälle. Für eine freie Rechnung, eine besondere Empfängerangabe oder eine individuelle Anpassung nutzt die Rezeption das Invoice Studio. Diese kurze Routine beschreibt den manuellen Prüfweg.
Den richtigen Ausgangsdatensatz öffnen
Finde Buchung oder Zahlung und prüfe den Kundenbezug. Bei Gruppenbuchungen können zahlende Person, Teilnehmer und Rechnungsempfänger unterschiedlich sein. Kläre den Empfänger vor der Vorbereitung, statt den ersten sichtbaren Namen zu übernehmen.
Öffne den Entwurf aus Buchung, Zahlung, Shop-Verkauf oder Inventory Direct Sale. Abrechnungen für Team-Auszahlungen und sonstige Ausgaben behalten ihren Bezug zur Zahlung. Eine Custom-Rechnung kannst du auch ohne bestehenden Verkaufsdatensatz direkt im Invoice Studio anlegen.
Den Entwurf kontrollieren
Prüfe Positionen, Mengen, Preise und konfigurierte Steuerbehandlung. Vergleiche erfasste Zahlungen mit dem Rechnungsbetrag, besonders bei Anzahlungen oder späteren Extras. Zahlungsreferenz und Rechnungsnummer bezeichnen unterschiedliche Datensätze.
Im manuellen Ablauf bestätigt die verantwortliche Person den geprüften Entwurf vor der Ausstellung. Für wiederkehrende Fälle kannst du automatische Rechnungserstellung nach Zahlung oder geplante Sammelabrechnungen für ausgewählte Buchungsvermittler einrichten.
Ausnahmen ausdrücklich bearbeiten
Hat sich eine Buchung geändert, prüfe die Finanzdatensätze, statt deren automatische Anpassung anzunehmen. Nutze den vereinbarten Prozess für Erstattungen oder Korrekturen ausgestellter Dokumente. Fragen zur Steuerkonfiguration gehören zur zuständigen Buchhaltung.
Übergib ungelöste Fälle am Schichtende mit Verantwortung und ausreichendem Kontext. Ziel ist ein verständlicher Datensatz, nicht ein Stapel Dokumente, deren Zahlungsstand später rekonstruiert werden muss.
Der Artikel Buchung, Zahlung und Rechnung erklärt die Unterschiede. Die Produktseite beschreibt den unterstützten Ablauf.
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