Eine Buchung beschreibt den Verkauf. Eine Zahlung erfasst eingegangene oder noch offene Beträge. Eine Rechnung dokumentiert die berechneten Positionen. Die drei hängen zusammen, ersetzen sich aber nicht automatisch gegenseitig.
Vom vorhandenen Datensatz ausgehen
TIDEFORCE erstellt Rechnungen pro Buchung oder pro Zahlung. Verknüpfte Angaben ersparen es, Kundendaten und Produktpositionen neu aufzubauen. Auch Shop-Verkäufe und direkte Verkäufe aus dem Inventar können den Ausgangspunkt bilden.
Für eingerichtete Zahlungswege kann die Rechnung nach erfolgreicher Zahlung automatisch angelegt werden. Ausgewählte Reiseanbieter und andere Buchungsvermittler lassen sich über geplante Sammelabrechnungen abrechnen. Bei individuell bearbeiteten Dokumenten prüft und bestätigt dein Team den Entwurf im Invoice Studio.
Fälle mit verändertem Betrag testen
Ein hilfreicher Probelauf enthält eine Teilzahlung, eine nachträgliche Zusatzleistung und eine geänderte Leistung. Kontrolliere den Zusammenhang zwischen Buchungssumme, erfassten Zahlungen und Rechnung. Ein offener Betrag verschwindet nicht allein durch die Erstellung eines Dokuments.
Erstattungen und Änderungen ausgestellter Dokumente benötigen den passenden Finanzablauf. Eine bearbeitete Buchung korrigiert nicht stillschweigend jedes verbundene Dokument. Prüfe die tatsächlichen Zustände und beziehe die für eure Buchhaltung zuständige Person ein.
Den Weg in die Buchhaltung einrichten
Konfiguriere Rechnungskreise, fortlaufende Nummern und Steuereinstellungen passend zu deinem Betrieb. Für die elektronische Weiterverarbeitung kann das Invoice Studio strukturierte Rechnungsdaten als XML im EN-16931-Profil bereitstellen. Pflichtangaben und Anforderungen des jeweiligen Empfängers gehören zur Einrichtung.
Zahlungsdaten lassen sich über eine passende Stripe-Buchhaltungsanbindung weitergeben. Auch Rechnungs-PDFs können an die Beleg-Eingangsadresse eures Buchhaltungstools gesendet werden. Vereinbart bei der Einrichtung, welche Dokumente automatisch übergeben werden und welche eine Prüfung im Team benötigen.
Die Seite Zahlungen und Rechnungen beschreibt die verfügbaren Automationen. Vereinbare für den Tagesabschluss, wer offene Beträge und Ausnahmen prüft und die erfolgreiche Übergabe an die Buchhaltung kontrolliert.
Wie sieht dieser Ablauf bei dir aus?
Bring eine Aufgabe aus deinem Schulalltag mit. Wir zeigen dir die passende Einrichtung.
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