Deine Kurse starten normalerweise an der Station. Ein Aufbaukurs trifft sich direkt am Strand, und beim Verleih müssen Gäste einen Ausweis mitbringen. Richte zuerst die Hinweise ein, die für mehrere Angebote gelten. Ergänze anschließend die Ausnahmen dort, wo Gäste etwas anderes wissen oder tun müssen.
Wähle die passende Buchungsmail
Öffne das E-Mail-Studio über die globale Suche in TIDEFORCE. Beginne mit der Buchungsbestätigung und der Anreise-E-Mail. Für beide kannst du zunächst die Standardvorlage ansehen und nur die Stellen ändern, an denen deine Gäste zusätzliche Informationen brauchen.
| Vorlage | Was Gäste hier brauchen |
|---|---|
| Buchungsbestätigung | Was wurde gebucht, wann findet es statt und wo finde ich meine Buchung? |
| Bevorstehende Buchung · Upcoming Booking | Wo und wann soll ich ankommen, was muss ich mitbringen und was ist vor der Anreise noch offen? |
| Abgeschlossene Buchung | Was folgt nach dem Besuch? Hier kannst du prüfen, ob die Vorlage bei Bedarf zum Bewertungslink führt. |
Wann die Vorlagen ausgelöst werden und welche weiteren E-Mails es gibt, zeigt die Versandübersicht für TIDEFORCE-E-Mails.
Was bedeuten Betreff, Preheader, Eyebrow und Überschrift?
Der Betreff steht im Posteingang. Der Preheader ist der kurze Vorschautext, den viele E-Mail-Programme daneben oder darunter zeigen. Die Eyebrow ist die kleine Zeile direkt über der großen Überschrift in der geöffneten E-Mail. Für eine Anreise-Mail könntest du als Betreff „Dein Kurs am Samstag“, als Eyebrow „Vor deiner Anreise“ und als Überschrift „So findest du unseren Treffpunkt“ wählen.
Wähle für Angaben wie den Namen oder den bezahlten Betrag die passende Variable aus der Liste des jeweiligen Felds. TIDEFORCE setzt beim Erstellen der Nachricht die Buchungsdaten ein. Prüfe in der Vorschau, ob der Wert für diesen Fall vorhanden ist und ob der Satz auch bei unterschiedlichen Buchungen verständlich bleibt. Termine, Beträge und Währung solltest du in wiederverwendbaren Texten nicht als feste Werte eintragen.
Anreisehinweise für alle pflegen und Ausnahmen hinzufügen
- Standardinformation (Default Information). Hinterlege gemeinsame Angaben wie Adresse, Kontakt bei Verspätung oder die allgemeine Vorbereitung. Prüfe, ob die Ankunftszeit zur Buchungsbestätigung passt. Sag konkret, was die Schule stellt und was Gäste selbst mitbringen.
- Ausnahmen für Produkttyp oder Angebot. Ergänze einen Hinweis, wenn etwa alle Verleihgäste einen Ausweis brauchen. Ersetze den gemeinsamen Hinweis, wenn ein einzelner Kurs an einem anderen Treffpunkt beginnt. Bei einer Buchung mit Kurs und Verleih prüfst du, ob beide Hinweise verständlich bleiben.
- Lesbarkeit und Sprachen. In der bearbeitbaren Standardinformation kannst du kurze Absätze nutzen und etwa den Treffpunkt fett hervorheben. Prüfe die Formatierung in der Vorschau. Wenn du Englisch als Ausgangssprache verwendest, kannst du die Übersetzungsfunktion für unterstützte Felder nutzen. Kontrolliere eigene Hinweise, Ausnahmen und Links in jeder Sprache, die deine Gäste erhalten.
Was sehen Gäste vor der Anreise bei Zahlung und Check-in?
In der Vorlage für eine bevorstehende Buchung erscheint der Zahlungshinweis, wenn ein Betrag offen ist. Ein Zahlungslink erscheint, wenn er für die Buchung verfügbar ist. Wenn der Buchung ein Check-in-Link zur Verfügung steht, kann die Mail diesen Link und bei vorhandenem Code auch den QR-Code zeigen. Das gilt unabhängig davon, ob noch ein Betrag offen ist. Teste deshalb eine Buchung mit offenem Betrag und eine vollständig bezahlte Buchung.
Die Gäste-App ist freiwillig. Wenn du Gästen zeigen willst, wie sie ihre Buchung auf dem Handy wiederfinden, verweise auf den Buchungs- oder Check-in-Link. Prüfe mit einer Testbuchung, wo Gäste auf ihrem Gerät den Hinweis zum Speichern der App finden.
Teste die E-Mail mit Kurs, Verleih und Extras
- Öffne die Vorschau mit einem Standardkurs. Stimmen Name, Datum, Uhrzeit und Treffpunkt? Lies die Nachricht einmal am Handy.
- Wähle einen Kurs mit abweichendem Treffpunkt oder eine geführte Aktivität und einen Verleih. Prüfe auch ein Beispiel mit Extra. Ein Extra in der Vorschau zeigt, wie es dargestellt wird. Im echten Fall entscheidet die Buchung, welche Extras aufgeführt werden.
- Wechsle die Sprache und vergleiche offenen Betrag, vollständig bezahlte Buchung und Check-in. Prüfe Logo, Kontakt und Links. Wenn du in den Organisationsdaten unter Social Links einen Google-Bewertungslink hinterlegst, öffne ihn aus der Vorschau der passenden Mail.
- Veröffentliche die Vorlage erst, wenn die Fälle passen. Prüfe anschließend in den E-Mail-Einstellungen, ob die Nachricht automatisch aktiv ist und wie viele Tage vor der Anreise sie vorgesehen ist. Es gibt zum Beispiel Voreinstellungen für 3, 7 und 14 Tage.
Welche Einstellungen gehören zu den Automationen?
Das E-Mail-Studio bestimmt den Inhalt der Nachricht. In den Automationen legst du fest, wann eine Zahlungserinnerung greift, für welche Produkte sie gilt und wie lange ein Zahlungslink gültig ist. Wenn eure Regel nach Fristablauf stornieren kann, prüfe diese Einstellung separat. Kläre in den Buchungseinstellungen außerdem, welche offenen Buchungen Kapazität reservieren.
Behandle einen abgebrochenen Buchungsentwurf anders als eine bestätigte Buchung. Prüfe in den Automationen, welche Entwürfe ablaufen. Ein automatischer Check-in setzt einen Status. Wenn das Team wissen muss, wer tatsächlich vor Ort ist, braucht es dafür einen eigenen Abgleich.
Für die nächste Prüfung helfen der Anreiseinfo-Check und der Guide zum Online-Check-in.
01Werden meine Änderungen beim Speichern sofort verschickt?
+
Die Vorschau dient zur Kontrolle. Mit dem Veröffentlichen stellst du die Vorlage für die Verwendung bereit. Wann eine automatische Nachricht verschickt wird, hängt vom Buchungsereignis und den Versand- oder Automationsregeln ab.
02Wo ändere ich den Treffpunkt für nur einen Kurs?
+
Lege beim Kundeninformationsblock eine Ausnahme für genau dieses Angebot an. Prüfe in der Vorschau, ob der neue Treffpunkt erscheint und ob der allgemeine Treffpunkt ausgeblendet wird, wenn du ihn ersetzt hast.
03Warum sehe ich keinen Zahlungslink oder QR-Code?
+
Prüfe zuerst den Buchungsfall. Ein Zahlungslink muss für die Buchung verfügbar sein. Der Online-Check-in und sein QR-Code werden über eigene Daten der Buchung bereitgestellt.
Wie sieht dieser Ablauf bei dir aus?
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