Ein Gast bucht einen Kurs und zahlt zunächst eine Anzahlung. Euer Office soll den Restbetrag später möglichst selten von Hand nachfordern. Dafür braucht der Gast zwei Informationen: Wie viel ist noch offen und wie kann er es vor der Anreise bezahlen? Die Buchungsbestätigung ist der erste Ort für diese Angaben.
Welche E-Mail bekommt der Gast von der Anfrage bis zur Anreise?
| Auslöser | Was der Gast erfährt | |
|---|---|---|
| Eine Buchungsanfrage wird eingereicht. | Buchungsanfrage | Die Anfrage ist eingegangen. Die Schule prüft sie. |
| Die Buchung wartet auf eine Überweisung. | Zahlungsinformation zur Überweisung | Welcher Betrag fällig ist und wohin er überwiesen wird. |
| Die Buchung wird bestätigt. | Buchungsbestätigung | Was gebucht wurde, wann es stattfindet und wie viel noch offen ist. |
| Die Zahlungsregel ist fällig und Geld steht noch aus. | Zahlungserinnerung | Aktueller Restbetrag und, falls verfügbar, ein Zahlungslink mit Frist. |
| Der eingestellte Zeitpunkt vor der Anreise ist erreicht und die Erinnerung ist aktiv. | Bevorstehende Buchung · Upcoming Booking | Treffpunkt, Vorbereitung und je nach Buchung ein offener Betrag, der Check-in-Link oder beides. |
Buchungs- und Zahlungsnachrichten dokumentieren einen konkreten Vorgang. Sie sind transaktional. Anreise- und Bewertungserinnerungen folgen ihren eigenen Versandregeln und berücksichtigen die E-Mail-Einstellungen der Gäste. Das Office kann getrennt davon eine interne Nachricht erhalten, etwa wenn eine neue Anfrage geprüft werden muss.
Wie hilft die Buchungsbestätigung bei der Restzahlung?
Ein Beispiel. Der Kurs kostet 240 €. Der Gast zahlt 80 € an. Sobald die Buchung bestätigt ist, zeigt die Bestätigung die Anzahlung und den Restbetrag von 160 €. Steht ein Zahlungslink zur Verfügung, kann der Gast damit den offenen Betrag vor der Anreise bezahlen.
Leg für die Angebote, bei denen die Restzahlung vor der Anreise fällig ist, eine passende Zahlungserinnerung fest. Wähle den Zeitpunkt so, dass Gästen nach der Erinnerung genug Zeit zum Bezahlen bleibt. Der Zahlungslink und seine Gültigkeit hängen von eurer Konfiguration ab. TIDEFORCE prüft vor der Erinnerung, ob noch ein Betrag offen ist. Nach vollständiger Zahlung endet diese Folge.
Die Anreise-E-Mail hat einen eigenen Zeitpunkt. Sie kann weiterhin Treffpunkt und Vorbereitung erklären. Bei vollständig bezahlter Buchung entfällt dort der Hinweis auf einen offenen Betrag. Ob ein Online-Check-in angezeigt wird, hängt vom verfügbaren Check-in-Link ab.
Welche E-Mail-Vorlagen stehen im Studio bereit?
| Bereich | Typische Vorlagen und Auslöser |
|---|---|
| Buchungen und Check-in | Anfrage, Bestätigung, Änderung, Storno, Ablauf und Abschluss. Für Teilnehmende mit eigener E-Mail-Adresse gibt es eine Vorlage mit persönlichem Check-in-Link. |
| Zahlungen und Erinnerungen | Zahlungseingang, Teilzahlung, fehlgeschlagene Zahlung, Zahlungsaufforderung und fällige Zahlungserinnerung. Anreise und Bewertung haben eigene Vorlagen. |
| Kundenkonto | Willkommen, Kontoaktivierung, E-Mail-Adresse bestätigen, Anmeldecode und Passwort zurücksetzen. |
| Gutscheine und Verleih | Gutschein ausstellen oder einlösen, sowie Beginn und Abschluss einer spontanen Miete vor Ort. |
| Shop | Angebot oder Auftrag senden, Bestellung bestätigen, Abholung oder Versand ankündigen und Storno oder Erstattung bestätigen. |
| Guidebook | Bei Veranstaltungen mit Anmeldung etwa Anmeldebestätigung, Check-in-Code, Terminänderung und Absage. |
| Office und Team | Interne Hinweise, etwa zu neuen Buchungsanfragen, Zahlungseingängen oder geringem Shop-Bestand. |
Welche Vorlagen dein Team sieht und welche davon für eure Gäste infrage kommen, hängt vom eingerichteten Ablauf, euren Zahlarten und den Berechtigungen ab. Bei der Suche nach einer Nachricht helfen dir zuerst der Vorgang und der Empfänger.
Woher kommen die Daten in der E-Mail?
Die Standardvorlagen sind für ihren jeweiligen Vorgang vorbereitet und lassen sich direkt nutzen. TIDEFORCE übernimmt Name, Logo und Kontakt der Schule aus der Company Configuration und dem Standortprofil. Hinterlegte Links wie Google Reviews kommen aus Social Links. Buchungsnummer, Termine, Zahlungsstand und die passenden persönlichen Links kommen aus dem jeweiligen Vorgang.
Im E-Mail-Studio passt du je nach Vorlage Betreff, Texte, Bilder, Branding und Hinweise für einzelne Angebote an. So kannst du etwa den Treffpunkt eurer Schule ergänzen, während der Zahlungsbetrag aus der Buchung übernommen wird.
Prüfe deinen Ablauf an einer Buchung
- Öffne die Buchungsbestätigung mit einer Anzahlung in der Vorschau. Kann der Gast den Restbetrag und seinen nächsten Schritt direkt erkennen?
- Prüfe, wann für dieses Angebot eine Zahlungserinnerung fällig wird und ob die Regel einen Zahlungslink vorsieht.
- Vergleiche die Anreise-E-Mail für eine teilbezahlte und eine vollständig bezahlte Buchung. Stimmen Zahlungsstand, Treffpunkt und verfügbarer Check-in-Link?
Wo du die Texte und die Vorschau findest, zeigt dir der Guide zum Einrichten von Buchungsmails im E-Mail-Studio.
01Bekommen Gäste nach einer Anzahlung erst mit der Zahlungserinnerung den Restbetrag?
+
Die Buchungsbestätigung weist bei einer bestätigten Buchung mit Anzahlung bereits den Restbetrag aus. Die spätere Zahlungserinnerung setzt eine passende fällige Regel und einen offenen Betrag voraus.
02Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Anreise-E-Mail?
+
Die Zahlungserinnerung folgt der Zahlungsregel für einen offenen Betrag. Die Anreise-E-Mail folgt dem eingestellten Zeitpunkt vor der Anreise und erklärt, wie sich der Gast vorbereitet.
03Welche Vorlage ist für eine geänderte Buchung vorgesehen?
+
Für mitgeteilte Änderungen gibt es die Vorlage „Buchung aktualisiert“. Eine Stornierung hat eine eigene Vorlage. Prüfe bei einer Änderung, ob der Gast darüber informiert werden soll und welche Angaben er braucht.
Wie sieht dieser Ablauf bei dir aus?
Bring eine Aufgabe aus deinem Schulalltag mit. Wir zeigen dir die passende Einrichtung.
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